Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 10 noiembrie 2026

1. Cine suntem

callmate este un serviciu care răspunde la apelurile telefonice ale clinicilor stomatologice cu ajutorul unui asistent AI și ține evidența programărilor. Serviciul este operat de KRAIT STUDIO SRL (IDNO 1026023167264), Chișinău, Republica Moldova. Pentru orice întrebare despre datele cu caracter personal, scrieți la [email protected].

2. Rolul nostru

• Pentru datele pacienților și ale persoanelor care sună la clinică, operatorul este clinica, iar noi prelucrăm datele în numele ei și conform instrucțiunilor ei (cu fiecare clinică semnăm un acord de prelucrare a datelor).
• Pentru datele conturilor personalului clinicii și ale vizitatorilor acestui site, operatorul este KRAIT STUDIO SRL.

3. Ce date prelucrăm

• Apeluri: numărul de telefon al apelantului, înregistrarea și transcrierea apelului, numele, serviciul solicitat, ora preferată, scurte notițe spuse de apelant (de exemplu, „durere în stânga jos”), limba apelului.
• Programări: numele și telefonul pacientului, serviciul, medicul, data și ora, statutul, confirmările și mementourile trimise.
• Conturile personalului clinicii: nume, e-mail, parolă (păstrată doar ca hash), rol, istoricul autentificărilor.
• Google Calendar, dacă clinica îl conectează — vedeți secțiunea 4.

La începutul fiecărui apel, apelantul este informat că vorbește cu un asistent virtual și că apelul este înregistrat.

4. Datele utilizatorilor Google

Proprietarul clinicii poate conecta contul Google al clinicii, pentru ca programul din callmate și calendarele Google ale medicilor să fie sincronizate. Cerem doar aceste permisiuni:

• Vizualizarea calendarelor (calendar.readonly) — pentru a afișa lista calendarelor, ca proprietarul să aleagă ce calendar aparține fiecărui medic, și pentru a citi evenimentele din calendarele alese: ora de început și de sfârșit, statutul, titlul și, dacă apare în titlu, un număr de telefon. Aceste evenimente marchează ora ca ocupată, astfel încât AI să nu programeze niciodată un pacient peste ele, iar personalul clinicii le vede în programul din callmate.
• Vizualizarea și editarea evenimentelor (calendar.events) — pentru a crea, modifica și șterge evenimente pentru programările și orele blocate în callmate (numele pacientului, serviciul, medicul, telefonul) și pentru a observa când clinica mută sau șterge un astfel de eveniment în Google, ca programarea să fie mutată sau anulată și în callmate.

Cum tratăm aceste date:

• Se sincronizează doar calendarele alese de proprietar. Nu accesăm Gmail, contactele sau alte date Google.
• Datele din Google sunt folosite doar pentru a oferi clinicii această sincronizare. Ele nu sunt vândute, nu sunt folosite pentru publicitate, nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor AI sau de învățare automată și nu sunt transmise asistentului AI care vorbește cu apelanții — acesta primește doar orele libere.
• Angajații KRAIT STUDIO SRL nu citesc aceste date, cu excepția cazurilor în care clinica permite acest lucru pentru suport, când este necesar pentru securitate sau când legea o cere.
• Tokenul de acces Google este păstrat criptat (AES-256-GCM). Copiile evenimentelor Google sunt șterse la 30 de zile după încheierea evenimentului, iar toate datele Google sunt șterse imediat când clinica deconectează Google.
• Clinica poate deconecta Google oricând din setările callmate sau la myaccount.google.com/permissions.

Utilizarea și transferul către orice altă aplicație de către callmate a informațiilor primite de la API-urile Google respectă Politica privind datele utilizatorilor serviciilor API Google, inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use).

5. De ce prelucrăm datele și în baza a ce

• Pentru a răspunde la apeluri și a gestiona programările clinicii — în baza contractului cu clinica și a temeiului legal al clinicii față de pacienții săi.
• Pentru a trimite confirmări și mementouri despre programări — la instrucțiunea clinicii.
• Pentru a menține serviciul securizat și a corecta erorile — interesul nostru legitim.
• Pentru a respecta obligațiile legale.

Asistentul AI nu ia decizii cu efecte juridice sau efecte similare semnificative; el doar programează, mută sau anulează vizite la cererea explicită a apelantului.

6. Cine primește datele

• Retell AI, Inc. (SUA) — platforma vocală care gestionează apelurile, recunoașterea și sinteza vorbirii.
• OpenAI (SUA) — modelul de limbaj care generează răspunsurile asistentului în timpul apelului.
• ElevenLabs (SUA) — sinteza vocii.
• Meta Platforms (WhatsApp Business) — mesaje de confirmare și memento.
• Hetzner Online GmbH (Germania) — servere și baza de date.
• Furnizorul de telefonie al numărului callmate al clinicii.
• Google — doar dacă clinica conectează Google Calendar; datele ajung în contul Google al clinicii.

Transferurile în SUA sunt acoperite de clauzele contractuale standard aprobate de Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (CNPDCP). Nu vindem niciodată date cu caracter personal.

7. Cât timp păstrăm datele

• Înregistrările și transcrierile apelurilor — până la 30 de zile.
• Copiile evenimentelor din Google Calendar — 30 de zile după încheierea evenimentului; la deconectare sunt șterse imediat.
• Programările și contactele pacienților — cât timp clinica folosește callmate; după încetarea contractului sunt returnate clinicii sau șterse, conform contractului.
• Conturile personalului — până la ștergerea contului.

8. Securitate

Tot traficul este criptat (HTTPS). Accesul la date este limitat în funcție de rol, fiecare clinică vede doar datele proprii, secretele sunt criptate, iar baza de date are copii de rezervă.

9. Drepturile dumneavoastră

Conform Legii nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, aveți dreptul de acces, rectificare și ștergere a datelor, dreptul de a restricționa prelucrarea sau de a vă opune acesteia și dreptul la portabilitatea datelor. Pacienții se pot adresa clinicii lor sau pot scrie la [email protected] — vom transmite cererea clinicii și o vom ajuta să răspundă. De asemenea, puteți depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova (datepersonale.md).

10. Modificări

Orice modificare a acestei politici va fi publicată pe această pagină, cu o dată nouă. Despre modificările importante informăm clinicile din timp prin e-mail.